Aunque la digitalización avanza, la verdad es que la mayoría de las oficinas siguen siendo dominadas por el papeleo físico. Y ante la necesidad de un equipo de calidad y ahorrativo, la decisión de adquirir una impresora láser no es algo que deba tomarse a la ligera.
Esta es una inversión en la productividad y eficiencia del negocio, y sin duda, para 2025 existen tantos modelos con sus propias tecnologías que decidirse por uno es casi imposible, y, te adelantamos que fijarse únicamente en el precio inicial es un error común que puede generar costes ocultos y frustraciones en el futuro…
¿Monocromática o a color?
La primera decisión, la más sencilla pero la más importante, es si necesitas imprimir en color o es suficiente con blanco y negro. Las impresoras láser monocromáticas son perfectas para oficinas en donde casi todo lo que se imprime son textos, ya que su mayor beneficio es un menor costo por página impresa, tanto en tóner como en mantenimiento.
También suelen tener mayor velocidad de impresión (PPM) que sus contrapartidas a color en el mismo rango de precio. Si solo necesitas color de forma ocasional, puede que te salga más a cuenta subcontratar esas impresiones puntuales y sea mejor optar por una láser monocromática.
Pero si tu empresa necesita imprimir material de marketing, presentaciones para clientes, gráficos ricos en color o cualquier documento donde el color sea esencial para comunicar, una impresora láser a color es una necesidad.
Si bien el coste inicial y el coste por página son más altos, poder crear material visual internamente puede ahorrarte dinero. Calcula qué porcentaje de tus impresiones realmente necesita color para justificar el gasto extra.
Funcionalidad: ¿solo impresora o centro multifuncional?
Las impresoras láser simples son pequeñas y más baratas, perfectas si ya tienes un escáner o si solo necesitas imprimir. Pero para la mayoría de las oficinas actuales, un equipo multifuncional es la mejor opción porque integra en un solo equipo impresora, escáner, fotocopiadora y más.
El mayor beneficio es la unificación del espacio y la simplificación de la administración porque posibilitan escanear directamente a email o carpetas de red, hacer copias rápidas sin usar otro dispositivo y centralizar todas las tareas documentales.
Grandes marcas como HP, con su serie LaserJet Pro MFP, Brother y su línea MFC-L o Canon con la gama imageCLASS MF tienen multitud de modelos multifunción para distintos volúmenes de trabajo y presupuestos, desde modelos compactos para pequeñas oficinas hasta equipos departamentales de alto rendimiento.
Rendimiento: velocidad y ciclo de trabajo mensual
Dos especificaciones técnicas que a menudo se pasan por alto, pero que son determinantes para la durabilidad: la velocidad de impresión y el ciclo de trabajo.
La velocidad en páginas por minuto nos dice cuántas páginas puede imprimir el equipo en 60 segundos. Para tener una idea, una impresora personal puede imprimir 18-20 PPM, en tanto que un equipo departamental puede superar las 50 PPM. Por supuesto, la velocidad debe ir en función a la cantidad de usuarios y al volumen de impresión, para así evitar cuellos de botella y tiempos de espera.
Pero más importante aún, el ciclo de trabajo mensual, el cual es un número, dado por el fabricante, que nos indica la máxima cantidad de páginas que puede imprimir al mes sin dañarse.
Si quieres conocer varias opciones para escoger la que mejor se adapte a tus necesidades, puedes echar un vistazo a las opciones de Ricoh México, ya que así podrás conocer algunas de las mejores impresoras del mercado actualmente.
Conectividad y funciones inteligentes
Para 2025, una impresora láser debe estar totalmente integrada en el ecosistema digital de la oficina. Es por ello que debes verificar que el modelo elegido tenga conectividad Wi-Fi y Ethernet para integrarse fácilmente a la red, así como la posibilidad de imprimir directamente desde el movil.
La compatibilidad con servicios en la nube también es recomendable, ya que permite escanear directamente a la nube o imprimir desde ella.
Y algo que no puede dejarse a un lado son las características de seguridad, las cuales son cada vez más relevantes: la impresión segura con código PIN evita que documentos confidenciales queden expuestos, y el control de acceso por usuario permite definir quién puede imprimir y establecer cuotas.
Nuevos dispositivos como la IM C320F de Ricoh son ejemplos de esta evolución, con pantalla táctil, conexión a la nube y funciones de seguridad, todo lo que necesita una impresora lista para los tiempos actuales.
Lo que nadie te dice de comprar una impresora
Recuerda la frase del inicio, no te dejes llevar únicamente por el precio de compra. La impresora láser más económica puede resultar la más costosa a la larga, ya que lo que realmente importa es el precio del tóner.
Verifica qué tan caros son los cartuchos de repuesto y, sobre todo, cuántas páginas rinden. Un cartucho de alto rendimiento, aunque más caro en un principio, suele salir más barato por página impresa.
Ten en cuenta también el gasto energético, pero para que no tengas que preocuparte por ello, busca impresoras con certificaciones de eficiencia, como Energy Star, que aseguren un menor consumo eléctrico en reposo y en funcionamiento.
Gastar un poco más en un buen equipo, eficiente y con consumibles baratos te ahorrará mucho dinero y dolores de cabeza en el futuro.